Comment mieux gérer ses notes de frais

L’entreprise est une unité composée de plusieurs pôles en fonction de l’activité de l’entreprise. Toutefois, quelque soit la spécialité de l’entreprise, elle n’échappera jamais à la comptabilité et au management administratif. Heureusement, il existe des logiciels permettant de gérer facilement certaines des tâches, comme par exemple la gestion des notes de frais. Grâce à ceux-là le travail des RH est facilité et accéléré.

Synchronisation des données en temps réel

Les notes de frais sont les dépenses, que vous avez la tendance à oublier de déclarer. Souvent c’est lié au fait que vous ne pouvez pas le faire directement sur place. Heureusement, la plupart des logiciels de notes de frais, ont une application mobile avec une synchronisation en temps réel entre les deux. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez donc déclarer votre note de frais que vous soyez au bureau, en déplacement ou chez vous. De plus, une fois que votre déclaration sera faite, le comptable de votre entreprise pourra directement la voir et la valider. De plus, ayant votre téléphone toujours sur vous, vous pourrez prendre en photo chaque facture de votre dépense et de la joindre à votre  déclaration de notes de frais.

Interface intuitif

Certes, il existe un grand nombre des logiciels, qui ne sont pas forcément très pratiques, ni faciles à comprendre. Dans la plupart des cas c’est du à un interface très compliqué et donc au temps de familiarisation avec l’outil très important. Toutefois, la plupart des logiciels sont aujourd’hui simplifiés afin de permettre aux utilisateurs de comprendre rapidement le fonctionnement et les fonctionnalités. Pour cet effet, les créateurs des logiciels utilisent les pictogrammes que tout le monde connaît, afin que tout le monde puisse comprendre rapidement les fonctions de chaque bouton par exemple. Cette familiarisation est également lié au fait que l’interface est souvent très intuitif, autrement dit, tout est non seulement compréhensible grâce aux pictogrammes, mais également placé là où c’est le plus cohérent et logique pour l’utilisateur.

Dématérialisation

Un autre grand avantage d’un logiciel de note de frais, est le fait que ce dernier va vous permettre de vous débarrasser des documents en support papier. Un grand nombre de documents par an est imprimé, stocké et finalement jeté à la poubelle. Afin de passer à un mode de fonctionnement plus écologique, vous pouvez éviter partiellement le gaspillage de ressources, en stockant vos documents sur un support numérique. Ainsi, votre entreprise sera plus écologique et vous n’aurez pas besoin d’espace supplémentaire pour stocker les documents. Dans un premier lieu tout sera stocké et organisé par le logiciel. Dans un deuxième lieu, en passant sur l’envoie des documents par mail, vous allez en plus gagner en efficacité et en rapidité.

Calcul de déplacement

Les logiciels de notes de frais ont une autre fonctionnalité spécialement pour les frais de déplacement. Ces derniers sont calculés en fonction de frais kilométriques et du kilométrage. Grâce à une carte géographique intégrée dans les logiciels des notes de frais, il suffit à indiquer le point de départ et le point d’arrivée pour que le logiciel propose un itinéraire et calcule la note de frais. Ce montant est non seulement exact, mais en plus calculé instantanément. Les autres dépenses liées au déplacement peuvent également être indiqués lors de la déclaration des notes de frais. Cela peut être la note de frais de parking ou d’une station service. Dans les deux cas, un justificatif doit être joint à toute déclaration.