Il existe des centaines d’articles et de blogs en ligne qui vous donnent pléthore de conseils pour l’organisation d’un événement d’entreprise, que ce soit une fête, un séminaire, un événement incentive ou une activité de team building. En décomposant le processus d’organisation d’un événement en tâches concrètes réalisables, vous serez en mesure de rester concentré et d’accomplir votre mission qui consiste à organiser un événement pour vos employés. Oui c’est une tâche importante, il y a beaucoup de choses auxquelles penser. Mais avec une bonne planification et nos quelques conseils, vous pourrez organiser votre événement et faire en sorte qu’il soit enrichissant, amusant et gratifiant pour vos salariés.
Quel que soit votre niveau d’expérience, les pistes que nous vous donnons devraient vous offrir un cadre de base et la confiance nécessaire à l’organisation d’un séminaire parfait. Cela implique beaucoup d’attente pour obtenir des retours des divers intervenants sur le projet, une réflexion poussée sur les tenants et aboutissants. Bref, être organisateur d’événement ne s’improvise pas et c’est un véritable métier ! Pour réussir le vôtre, voici quelques humbles conseils.
Faites des listes
Les listes sont ce qu’il y a de mieux pour organiser une fête d’entreprise, quelle qu’elle soit (et même tout événement de manière générale dans votre quotidien). Non seulement elles vous aident à décomposer le processus d’organisation en tâches gérables, mais elles vous aident aussi à garder une trace de ce que vous avez déjà accompli et de ce qu’il vous reste à faire. Faites une liste en vous fixant des détails et en appliquant la matrice d’Eisenhower à chaque tâche :
- Pas urgent mais important ;
- Urgent mais pas important ;
- Urgent et important ;
- Ni urgent, ni important.
La matrice d’Eisenhower vous aidera à décider de l’ordre dans lequel vous aborderez chacune de vos tâches.
Créez une équipe d’événementiels
Si votre entreprise ne dispose pas encore d’une équipe chargée des événements, le moment est venu d’en créer une. Choisissez des personnes ayant des compétences différentes dans toute l’entreprise. Votre équipe peut vous aider dans tous les domaines, de l’allocation des budgets à la réalisation des invitations et même au nettoyage après l’événement. De nombreuses personnes font un travail aisé et une bonne équipe d’organisation d’événements peut vous aider à faire les choses beaucoup plus rapidement.
Fixez un budget
La fixation du budget doit figurer en tête de votre liste de priorités urgentes et importantes. Il est très important de savoir combien d’argent vous devez dépenser le plus tôt possible. Et c’est ce qui aura le plus d’impact sur le type d’événement d’entreprise que vous organiserez. Lorsque vous décidez de la répartition de votre budget, tenez compte de ce qui est le plus important pour votre entreprise, de la culture et des attentes de vos collaborateurs.
Fixez la date et le lieu du séminaire d’entreprise
Selon la période de l’année, il peut s’avérer difficile de trouver un lieu pour son événement incentive tant les salles de réunion et autres établissements sont prisés pour l’organisation de ce type d’intervention. Quant à la date, il existe un moyen simple et rapide de la fixer : créez un sondage avec quelques dates parmi lesquelles vos collaborateurs choisiront en fonction de leurs préférences personnelles.
Veillez à contenter tout le monde en proposant des dates pendant et hors vacances scolaires afin d’inclure aussi bien les personnes sans enfants et avec enfants. Sur le choix du lieu, le centre des Congrès Annecy accueille les entreprises qui souhaitent y réunir l’ensemble du personnel pour un événement corporate de grande ampleur ou plus modeste.
Choisissez un thème pour la fête d’entreprise
Organiser une fête d’entreprise à thème ne signifie pas seulement établir un dress code. Le thème donne en effet le ton de votre événement corporate et doit s’appliquer aussi aux invitations, à la nourriture, à la musique et aux décorations. Il existe de nombreuses idées à aller chercher sur internet pour trouver un thème de fête. Une fois que vous l’aurez choisi, dressez une liste de toute ce que vous pourriez associer à ce thème et essayez de l’appliquer à votre séminaire. Vous pouvez également faire participer les salariés volontaires qui voudraient aider dans l’organisation.
Une bonne façon de maximiser votre budget en matière de décoration est de vous concentrer sur les points centraux du lieu, tels que l’entrée, le bar et les tables. Enfin, pour dynamiser votre team building ou incentive, vous pouvez adapter les activités de votre séminaire d’entreprise afin qu’elles correspondent au thème choisi pour la soirée ou la journée.
