La mise en place de tous les procédés essentiels à la transformation digitale doit être maîtrisée. Pour ainsi faire, il est indispensable de bien connaître et de bien comprendre chaque solution afin de pouvoir bénéficier de tous les avantages escomptés. En termes de dématérialisation, voici ce qu’il faut absolument considérer si l’on veut choisir un logiciel de GED.
Choisir un logiciel de GED : bien définir en amont ses besoins réels
Bien que ce soit un procédé de dématérialisation facile à mettre en place, choisir un logiciel de GED peut être problématique s’il ne peut pas répondre aux attentes et aux besoins de l’entreprise. Nombreuses sont actuellement les solutions GED proposées sur le marché et les offres sont souvent alléchantes aussi bien en termes de coût qu’en matière de fonctionnalités. Mais toutes ces offres ne peuvent pas toujours correspondre aux besoins des entreprises. Par exemple, il n’est pas utile d’acheter et d’installer un logiciel onéreux, dont la moitié des fonctionnalités ne sera pas exploitée, car elles sont incompatibles avec le système de travail de l’entreprise.
C’est pourquoi il est important de bien définir ses objectifs et ses besoins avant de choisir un logiciel de GED. Par rapport au système existant dans l’entreprise, il faut par exemple définir le volume de dossiers traités, le nombre d’utilisateurs, le type de GED adapté à l’activité de l’entreprise, le type d’accès au logiciel et aux données, la compatibilité avec les logiciels déjà en place et surtout la question de stockage et de sécurité des données. Ce travail en amont permettra de rédiger un cahier des charges complet et détaillé qui facilitera le choix.
Dans tous les cas les entreprises peuvent toujours faire appel à un prestataire expert en la matière pour la réalisation d’un audit documentaire. C’est une meilleure alternative qui permet à la fois de bien choisir un logiciel de GED, de bien procéder à sa mise en place et de l’exploiter convenablement.
Les points importants à considérer dans le cahier des charges
- l’accessibilité concerne le type de solution envisagée : la GED serait-elle un logiciel « on premise », installée sur le serveur de l’entreprise ou exploitée via le Cloud, en mode SAAS ? Si les fonctionnalités peuvent être les mêmes, le coût et les services sont considérablement différents.
- L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont importantes pour choisir un logiciel de GED. Ainsi, on peut éviter par exemple la réticence des utilisateurs par rapport à la nouvelle technologie. De plus, si la GED est simple d’utilisation, les utilisateurs n’auront pas besoin de formation spécifique.
- La compatibilité de la solution GED avec l’écosystème informatique existant est très utile. Cela facilite l’échange et le transfert des données vers un logiciel de comptabilité, par exemple. Généralement, les nouveaux logiciels GED restent compatibles avec la plupart des anciennes versions de logiciels métier.
- La sécurité des données numériques est un des points les plus importants pour choisir un logiciel de GED. La sécurité doit être effective dans toutes les grandes étapes de traitement des données dématérialisées : acquisition ou création, lecture, modification, suppression, partage, diffusion, stockage, etc. Ce qui permettra, entre autres, une bonne traçabilité de chaque document. En termes de sécurité, il faut toujours miser sur une GED facilement paramétrable, notamment en matière de droit d’accès aux données.
- Enfin, bien s’assurer de l’évolutivité de la solution GED et du sérieux de son éditeur permet d’assurer la pérennité de sa solution GED. C’est un marché qui est en évolution permanente que seuls les véritables experts en la matière peuvent suivre les tendances et, par conséquent, tenir à jour la GED déjà en place.
