Certaines entreprises sont des acteurs incontournables dans leur secteur d’activité ou dans une zone géographique donnée. En raison de ce positionnement, elles organisent une voire plusieurs fois par an des conférences. Cependant, pour réussir l’organisation de cet événement dédié au grand public, il est important de tenir compte de plusieurs critères.
1 – L’ambiance que l’on souhaite offrir à ses partenaires
L’ambiance d’une journée de conférences est essentielle pour l’image des organisateurs et peut contribuer à sa réputation. Le choix de la salle et de sa décoration se fera en tenant compte des thématiques abordées pendant les interventions. Ainsi, on peut créer une ambiance professionnelle, chic, décontractée ou encore. atypique. Les organisateurs qui recherchent une ambiance décontractée peuvent opter une salle de conférence dans un espace de coworking, tel que Level Innovative workplace à Nantes.
2 – L’emplacement
Tout événement exige la réservation d’un salle ou d’un espace dédié. De nombreuses entreprises organisent leurs conférences dans les grandes villes, mais il est également possible de choisir une salle dans un château ou dans un autre emplacement atypique. Ce choix dépend des invités et de la thématique de l’événement.
3 – La surface de la salle de conférence
Les prestataires proposent une multitude de salles de conférences, de diverses tailles et configurations. De plus, il est important de se renseigner sur le nombre de places et de prendre certaines marges, au cas où il y a des inscriptions tardives.
4 – L’agencement de l’espace
Pour organiser un événement spécifique, il peut s’avérer intéressant de louer une salle dotée de cloisons ou de murs glissants. Selon les activités prévues dans la journée, il est ainsi possible de diviser la salle en deux parties. C’est un choix intéressant lorsqu’il y a plusieurs interventions en parallèle, qui s’adressent à deux groupes différents. Les cloisons mobiles quant à eux permettent d’organiser des entretiens individuels sans interrompre la conférence.
5 – Les autres équipements et le mobilier
Le mobilier d’une salle de conférence dépend de la thématique et des objectifs de chaque événement. Dans la plupart des cas, les participants sont assis, ce qui signifie qu’il y a besoin d’un mobilier adapté, posé en plusieurs rangées, en U ou en L. De plus, la plupart des salles mettent à disposition des intervenants un tableau blanc, un vidéoprojecteur, une connexion Internet et parfois une imprimante. On peut également proposer des tablettes ou des ordinateurs pour chaque participant.
De nombreuses salles proposent également un espace de détente, où les participants puissent prendre des boissons chaudes ou froides pendant les pauses. Ce espace propose également des pâtisseries à déguster. Si l’événement se déroule pendant toute la journée, l’espace de détente peut accueillir les participants pendant le petit-déjeuner, la pause de midi ou le cocktail dinatoire.
