On ne peut parler des évènements professionnels les plus connus sans citer la conférence. Contrairement à d’autres, celui-ci a pour but de rassembler en un lieu le personnel (dirigeants et collaborateurs) pour étudier une problématique concernant la vie de leur entreprise. Une conférence en entreprise peut se tenir sur un ou deux jours, voire plus, et nécessite des moyens matériels et financiers. Vous voulez certainement savoir l’intérêt de l’organisation d’un tel évènement. Lisez donc ce qui suit.
Les raisons de la tenue d’une conférence en entreprise
Bien que l’organisation d’une conférence soit souvent onéreuse, les entreprises ne lésinent pas sur les moyens pour sa réussite. Cela s’explique sans doute par les nombreux bénéfices qui en découlent, entre autres :
Renforcer la communication interne et externe
Tout d’abord, rappelons que la conférence en entreprise est une occasion de rencontre entre tous les collaborateurs, quel qu’en soit le département au sein de l’entreprise. L’avantage ici est la levée de certaines barrières entre employés et supérieurs hiérarchiques. C’est donc un moment parfait pour le personnel de l’entreprise, ainsi que les clients et partenaires, de communiquer dans une ambiance festive et renforcer les liens.
Favoriser l’engagement et la motivation des employés
Au cours de la conférence en entreprise, la parole est donnée à chacun des participants pour partager ses expériences et son point de vue concernant les problèmes posés. Ainsi, cela amène les uns et les autres à se sentir concernés par la vie de leur entreprise et à s’y impliquer davantage. Un employé qui voit que ses avis sont pris en compte aura certainement l’envie de se surpasser pour le bien de son entreprise.
Stimuler la créativité et l’innovation
La conférence en entreprise est un cadre de partage de connaissances. En effet, il n’y a rien d’aussi frustrant que faire partie de l’assemblée sans pouvoir faire de propositions pertinentes. Il va de soi que chaque participant s’efforce de trouver une solution au problème posé. Cela entraîne d’une certaine manière une compétition qui pousse le personnel à être créatif et à innover.
Développer le savoir-faire et les compétences des employés
La conférence en entreprise est aussi une occasion propice au renforcement des capacités. En participant à l’évènement, on acquiert sans doute de nouvelles connaissances. Par exemple, on peut améliorer la prise de parole ou développer un savoir-faire particulier en s’appuyant sur les expériences partagées.
Comment organiser une conférence ?
La conférence interne
Une entreprise peut choisir d’ organiser une conférence qui réunit uniquement ses salariés dans le but de les informer et les motiver à être plus productifs.
L’organisation d’un tel évènement nécessite du temps et une bonne coordination entre les équipes engagées. Pour sa réussir, il faut commencer à se préparer plus tôt. Commencez donc par définir l’objectif et la politique de développement du personnel à présenter à l’assemblée. Ensuite, il faut procéder au choix du public, même s’il s’agit d’une rencontre interne. En effet, elle peut concerner tous les salariés ou viser un service spécifique. Passez ensuite à la question de la logistique (salle de réunion, matériel, invitations, etc) en tenant compte du nombre de participants. Déterminer alors la date et le lieu de la rencontre. En fonction de tout ceci, établissez maintenant le budget de l’évènement. N’oubliez surtout pas de faire le bilan de l’évènement un fois terminé.
La conférence externe
La conférence externe, contrairement à l’interne, vise à réunir les salariés et les clients et partenaires de l’entreprise dans le but d’informer les uns et les autres, mais aussi promouvoir l’image de marque. Il va de soi que le public est plus varié et le nombre de participants élevé. Cela va aussi influencer la logistique et le budget à prévoir. Quant à l’organisation, le processus est relativement le même, mais résumons-le : définir l’objectif de l’évènement et choisir la thématique, la date et le lieu. Il faut aussi établir le budget prévisionnel en fonction du nombre de participants et de la logistique (salle, matériel, animations, service traiteur, etc). Ensuite, choisir les invités et intervenants et les tenir informés.
La conférence en ligne
La conférence en entreprise peut aussi être organisée via l’intranet ou internet pour des raisons sécuritaires, financières, sanitaires, etc. On parle alors de la visioconférence. Dans ce cas, le public y participe à distance, donc pas besoin de salle de rencontre mais plutôt un ordinateur équipé d’une caméra, et une connexion internet pour une participation en direct. Mais, il faut fixer le jour et l’heure de la diffusion et en informer les participants. Dans d’autres cas, les vidéos ou audios sont enregistrées pour être visualisées ultérieurement. À cet effet, il existe aujourd’hui un large choix de solutions.
