Après vos réunions, vos discussions avec vos partenaires ou vos entretiens pour un nouveau projet, il faut rédiger un compte-rendu, (voir ici). Mais comment le rendre assez clair et synthétique pour qu’il soit efficace ? De nombreux prestataires se sont lancés dans la rédaction de comptes rendus optimisés ! Mais qu’est-ce que c’est ?
Une synthèse de vos réunions
Lorsqu’on dirige un comité ou qu’on participe aux réunions d’une mairie ou d’une collectivité, il est fondamental de pouvoir s’appuyer sur un document analytique pour résumer les grandes décisions ou les thèmes abordés lors des discussions.
Ce document, le compte rendu, est avant tout un document de travail : il récapitule, synthétise et clarifie les différents enjeux évoqués lors d’une réunion ou d’un entretien ! Vos partenaires, vos collaborateurs mais aussi des personnes extérieures peuvent être amenés à le consulter à tout moment afin de se tenir informés des différentes avancées faites et de l’évolution de votre entreprise, il s’agit donc de le rendre le plus clair et le plus synthétique possible !
C’est un travail très particulier qui demande une réelle attention et une concentration. A ce titre, il est particulièrement difficile de s’occuper de la rédaction d’un compte rendu lorsqu’on participe à la réunion, que ce soit pour donner son avis ou sa position ou pour lancer des pistes de réflexions ! Alors, comment faire pour l’optimiser ?
Bien l’organiser
Un bon compte rendu de réunion doit être clair, concis et transmettre les informations importantes de manière adéquate et efficace. Puisqu’il doit être consulté par des personnes extérieures aussi bien que par ceux qui ont participé à la réunion, il faut adopter un langage compréhensible par tous et donc éviter les annotations et abréviations particulières qui, si elles vous font gagner du temps, en font perdre à d’autres lorsqu’il s’agit de les déchiffrer.
Quelques simples conseils peuvent vous permettre d’optimiser votre prise de notes et de rédiger des synthèses plus claires et ainsi faciliter la lecture de chacun. Cela permettra par exemple de fluidifier les échanges entre les différents partenaires et le document sera ainsi consultable par tout un chacun ! Vous pourrez vous appuyer dessus à tout moment, que ce soit pour revenir sur un point précis ou simplement à titre consultatif !
Cela vous évitera par exemple de vous mélanger les pinceaux via une organisation adéquate et adaptée !
Un service professionnel
L’autre possibilité consiste à faire appel à des prestataires qui proposent un service de rédaction de compte-rendu optimisé. L’avantage de ce type de prestation est de faire appel à des professionnels capables de synthétiser le propos afin d’en faire apparaître la structure, la logique, et ce afin de comprendre la réflexion qu’il y a derrière la prise de décision !
Externaliser l’écriture et la dactylographie des rapports à des transcripteurs, c’est aussi une façon de déléguer ses tâches annexes et de se concentrer sur son métier.
Les points les plus importants sont ainsi mis en avant afin d’être rapidement accessibles pour tout un chacun et donc de fluidifier l’échange d’informations ! C’est un gain de temps non négligeable pour une entreprise comme pour une collectivité et cela permet également d’avoir un regard extérieur adapté selon vos besoins et la technicité de vos propos !
