Dans le cadre de l’exercice de leurs activités, les employés sont parfois obligés d’effectuer des dépenses plus ou moins importantes qu’ils doivent ensuite justifier pour être remboursés. Pour effectuer ces dépenses, la plupart de ces salariés utilisent leurs cartes bancaires personnelles. Problème toutefois, pour un grand nombre d’entreprises, la gestion et le suivi de ces dépenses représentent un véritable casse-tête. Et pour cause, cela entraîne une perte de temps et d’argent considérable : manque de visibilité sur les montants dépensés, processus de remboursement délicats, confusions entre dépenses personnelles et professionnelles, etc. Face à cette situation, certaines banques ont eu depuis quelques années la bonne idée de développer le concept de carte entreprise. Le but de ces cartes : aider les sociétés à suivre facilement les dépenses professionnelles effectuées par leurs employés.
Quelles cartes d’entreprise choisir ?
Pour une meilleure gestion de leur comptabilité, les chefs d’entreprises peuvent choisir parmi plusieurs sortes de carte entreprise. Ces cartes ne se différencient pas seulement par leurs noms, mais aussi par les tarifs bancaires qui y sont associés, de même que les avantages qu’elles proposent.
La carte Business
C’est une carte destinée aux PME et qui permet une gestion efficiente des dépenses effectuées par les collaborateurs. La plupart du temps, elle est équipée d’une couverture d’assurance. La carte Business est personnalisable. En effet, le plafond des dépenses pouvant être effectuées chaque mois peut être défini par chaque entreprise. Il en est de même pour les options de règlement. En termes de tarif bancaire, c’est certainement l’une des cartes les plus accessibles.
La carte Corporate
Cette carte entreprise individuelle et nominative fonctionne comme une carte d’affaires. Elle est particulièrement conçue pour les entreprises dont les collaborateurs voyagent régulièrement dans le cadre du travail. Ainsi, toute entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande peut en commander. Il importe toutefois de préciser que l’utilisation d’une carte Corporate est plus rentable au-delà d’un seuil de montants dépensés. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les entreprises internationales gagnent plus que toute autre entreprise en choisissant ce type de carte.
La carte MasterCard
Cette carte est destinée aux moyennes ainsi qu’aux grandes entreprises. Elle peut être utilisée pour effectuer des paiements et des retraits internationaux. De plus, elle facilite la vérification, la rationalisation ainsi que l’analyse de toutes les dépenses des employés qui l’utilisent. L’une de ses particularités est qu’elle est accessible dans l’ensemble des pays membres de l’ONU (Organisation des Nations Unies). Comme la carte Business, elle est idéale pour les salariés qui voyagent régulièrement pour le travail.
Avantages de la carte entreprise
Les cartes d’entreprise se ressemblent, mais elles ne proposent pas toutes les mêmes options. Voici quelques-uns des avantages qu’elles offrent.
Un meilleur contrôle des dépenses effectuées
Les cartes d’entreprise permettent d’avoir une idée plus claire et précise des dépenses effectuées par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. En effet, chacun des paiements ou retraits qu’ils effectuent est enregistré, et il est possible de les consulter via un compte en ligne. Les décaissements effectués peuvent être suivis en temps réel, et des ajustements peuvent être effectués à tout moment si nécessaire.
Une régulation des dépenses
L’époque où les employés pouvaient effectuer des dépenses sans limite est révolue. Avec une carte entreprise, le service comptabilité peut définir un plafond de dépense pour toutes les cartes en possession des salariés. Ainsi, il est possible de savoir avec précision le montant qui a été dépensé jusqu’à une période donnée. C’est une très bonne solution pour éviter les dépassements de budget et maîtriser les sorties d’argent.
Une réduction des fraudes
Certains employés font passer de fausses notes de frais et demandent à être remboursés. Etant donné que toutes les données sont répertoriées, ce genre de comportement n’est plus envisageable grâce aux cartes d’entreprise. Chaque dépense non répertoriée est considérée comme une fausse note et ne saurait être remboursée.
En conclusion, on peut dire qu’il faut prendre une carte entreprise parce que c’est la meilleure option pour contrôler les notes de frais et la trésorerie de n’importe quelle entreprise.
