Vous souhaitez organiser une réunion avec vos collaborateurs, mais vous manquez de place dans les locaux de votre société ? La solution est de louer une salle de réunion adaptée à vos attentes. La réservation doit être réalisée à l’avance. De plus, vous devez préparer et envoyer l’adresse aux participants avant le jour J. Cette opération a un coût qu’il faut prendre en compte avant de prendre une décision. Quel budget pour la location de salle de réunion ?
Pourquoi louer une salle de réunion ?
La location de salle de réunion n’est pas uniquement réservée aux personnes qui ne disposent pas de locaux conçus à cet effet. Elle peut être utile à toutes les entreprises. En louer permet d’accéder à un espace dédié à une réunion, un séminaire ou une assemblée générale. La configuration de la pièce est souvent adaptée à ces types de réunion. Ainsi, il devient plus facile d’organiser l’événement.
La location de salle de réunion est une occasion de profiter d’un matériel professionnel complet. Il existe des centres qui proposent des systèmes téléphoniques, des écrans interactifs et d’autres matériels informatiques utiles pour les réunions. Ils sont généralement fonctionnels et performants. Certains centres proposent également le wifi haut débit en cas de besoin. L’intérêt de la présence de ces outils est que vous n’avez plus à vous encombrer avec les vôtres. Votre laptop ou un outil de stockage est largement suffisant.
Pour une entreprise qui dispose d’une salle conçue à cet effet, l’intérêt d’organiser une réunion à l’extérieur est le changement de décor. Les collaborateurs sortent du cadre habituel, ce qui leur permet d’être plus créatifs. Ils seront plus expressifs en dehors de l’entreprise.
Dans le cadre d’une réunion d’affaires, louer une salle dédiée est un moyen pour valoriser le moment. Une pièce décorée et aménagée permet d’accueillir convenablement de potentiels partenaires ou investisseurs.
Le coût variable de la location de salle de réunion
Il est difficile de prédire un coût précis pour la location de salle de réunion. En effet, les centres proposent des tarifs variés. À titre d’exemple, il faut prévoir entre 250 à 270 euros pour une journée dans une salle pour 20 personnes. Ce prix peut augmenter en fonction de plusieurs paramètres. Les tarifications évoluent en fonction du nombre de personnes. Plus elles sont nombreuses, plus le prix de la location est élevé. Cela s’explique par le fait que la surface est plus grande. L’aménagement est également important, car le nombre de tables et de chaises installé est plus nombreux.
La localisation de la salle de réunion peut aussi influencer le prix de la location. En effet, le prix au m² diffère d’une ville à une autre. Par conséquent, il est possible de trouver deux salles de la même superficie louées à un prix différent. Les coûts les plus élevés se trouvent dans les grandes villes comme Paris.
Comme pour la location d’une maison, le standing impacte le budget à prévoir. La facture risque d’être plus conséquente si vous souhaitez louer une salle éclairée naturellement et qui dispose de mobiliers haut de gamme.
Pour être sûr du budget à prévoir, il est judicieux de demander un devis détaillé. Il est conseillé de le faire pour un forfait complet avec toutes les options : appareils informatiques, connexion, écran, vidéoprojecteur.
Comment choisir une salle de réunion ?
Une salle de réunion doit être correctement choisie pour assurer le succès de l’événement. Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte vos besoins. Cela permet de choisir le type de pièce à réserver. La location de salle de réunion est généralement à privilégier pour les rencontres en petit comité. Pour une conférence, optez pour un auditorium, qui est plus adapté. En revanche, il vous faut une grande salle modulable pour organiser une assemblée générale.
Outre le type de salle, vous devez prendre en compte le nombre de participants. La configuration de la pièce en dépend. Une salle qui dispose d’une table en U est adaptée pour un petit groupe de moins de 15 personnes. Les tables rectangulaires ou ovales sont à privilégier pour un groupe jusqu’à 20 personnes. Entre 30 et 100 participants, il vous faut une salle avec une grande capacité avec le nombre de meubles nécessaire.
N’oubliez pas de vérifier les options proposées avant de signer un contrat de location. Il est recommandé de choisir une salle qui dispose de tous les équipements nécessaires afin de faciliter l’organisation. Attention, les options peuvent augmenter le prix de la location. Il faut choisir uniquement celles qui sont les plus utiles lors de la réunion.
Comment louer une salle de réunion abordable ?
Comme les tarifs proposés sont variés, il est possible de trouver des salles de réunion abordables. Pour cela, il faut demander plusieurs devis centrés sur une même localité. Ensuite, comparez-les. N’oubliez pas de demander un devis complet qui contient les options possibles. Il ne s’agit pas uniquement de trouver la proposition la moins élevée, mais de trouver l’offre la plus avantageuse pour vous. Par exemple, une salle de réunion proposée à un prix modéré est idéale si elle dispose de toutes les commodités nécessaires comme le mobilier et les matériels informatiques.
Par ailleurs, il est possible de bénéficier d’une remise en faisant appel à vos connaissances professionnelles. Certaines pourraient travailler dans un centre ou connaître une personne qui y travaille. Dans les deux cas, il faut tenter de négocier afin de bénéficier du meilleur prix possible.
